אומן פתרונות טכנולוגיים מעניקה הדרכה מקיפה על מדפסות ומכונות צילום, במשרד הלקוח ועל המכונה שהעובדים מפעילים. ההדרכה כוללת הדפסה, צילום, סריקה, הגדרות חיסכון והחלפת טונר או דיו, כך שהמשרד לא יזדקק לטכנאי בכל שאלה קטנה. ההדרכה מתאימה למשרד שרכש מכונה חדשה ולעובדים חדשים.
על המכונה שהעובדים מפעילים.
טונר, דיו ויחידת תוף בלי לכלוך.
פחות נייר ופחות טונר בכל יום.
מה כוללת הדרכה על מדפסות משרדיות
מכונה משולבת חדשה עושה הרבה יותר מהדפסה, בתנאי שהעובדים יודעים להפעיל אותה. ההדרכה עוברת על הפעולות שהמשרד מבצע כל יום:
- הדפסה דו-צדדית, הדפסה של כמה עמודים בדף והדפסה בשחור בלבד
- צילום מוגדל ומוקטן, צילום של תעודה משני צדדיה וצילום של מסמכים ארוכים דרך המזין
- סריקה למייל או לתיקייה משותפת ברשת
- ביטול עבודת הדפסה תקועה ובדיקת תור ההדפסה
- החלפת טונר, דיו ויחידת תוף
- טיפול בחסימת נייר פשוטה
- הדפסה על מעטפות, מדבקות או נייר עבה מהמגש הידני
- הגדרת ברירות המחדל במחשב של כל עובד
היקף ההדרכה נקבע לפי המכונה ולפי העבודה של המשרד, ולכן משרד שאינו משתמש בפקס, למשל, אינו מבזבז על כך זמן. ההדרכה מתאימה למדפסות לייזר, למדפסות הזרקת דיו, למכונות משולבות ולמכונות צילום לנפח גבוה.
הדרכה על מכונות צילום במשרד הלקוח
ההדרכה מתקיימת במשרד, על המכונה עצמה. כך העובדים מתרגלים את הפעולות על המסך ועל המגשים שהם יפגשו למחרת, עם ההגדרות של המשרד, ושאלות שעולות בזמן העבודה מקבלות תשובה במקום.
ניתן להתאים את ההדרכה לתפקידים שונים. עובדי מזכירות שסורקים מסמכים כל יום זקוקים להסבר מפורט על הסריקה ועל קיצורי הדרך במסך, ועובדים שמדפיסים רק מהמחשב צריכים בעיקר הדפסה דו-צדדית והחלפת מתכלים.
מומלץ שבהדרכה ישתתף גם עובד אחד שיהיה אחראי על המכונה. העובד הזה לומד לעומק את החלפת המתכלים, את קריאת הודעות השגיאה ואת ההגדרות במסך, ומשמש כתובת לשאלות של שאר העובדים.
כדאי לקיים את ההדרכה בקבוצה קטנה ליד המכונה, כך שכל משתתף יבצע את הפעולות בעצמו. לעובדים שמצטרפים בהמשך ניתן לתאם הדרכה נוספת קצרה.
הדרכה על סריקה במדפסות משולבות
בהרבה משרדים הסריקה היא יכולת שהעובדים כמעט אינם מנצלים, אף שהיא חוסכת זמן רב. בהדרכה העובדים לומדים לבחור יעד לסריקה, לסרוק מסמך של כמה עמודים לקובץ PDF אחד, לסרוק את שני צדי הדף ולשנות רזולוציה לפי סוג המסמך. הם לומדים גם לשלוח סריקה לכמה נמענים, לתת לקובץ שם ברור ולבחור בין סריקה בשחור לבן לסריקה בצבע, שמייצרת קובץ גדול יותר.
במכונות שתומכות בכך ניתן ללמוד גם סריקה לקובץ שניתן לחפש בו טקסט (OCR), שימושית במיוחד בחוזים ובחשבוניות. כך מסמך סרוק נמצא בחיפוש במחשב, ואין צורך לפתוח כל קובץ בנפרד. סריקה לתיקייה משותפת חוסכת גם הדפסות מיותרות, כי המסמך נשמר ישירות במקום שבו כל העובדים מוצאים אותו.
החלפת טונר ודיו בהדרכה על מדפסות
החלפת טונר נראית פשוטה, אך טעות קטנה גורמת לכתמים, לפיזור אבקה או להודעת שגיאה. בהדרכה העובדים לומדים להוציא את המחסנית בזהירות, לנער מחסנית חדשה לפני ההכנסה כשהיצרן ממליץ על כך, ולהסיר את סרט ההגנה לפני ההתקנה.
במכונות שבהן יחידת התוף נפרדת מהטונר, ההדרכה מסבירה גם איך מזהים שהתוף נשחק ואיך מחליפים אותו. העובדים לומדים שאין לגעת במשטח התוף ואין לחשוף אותו לאור חזק, כי שריטה או טביעת אצבע עליו יופיעו בכל דף.
חשוב גם לדעת מתי להזמין. רוב המכונות מציגות הודעה כשהטונר מתקרב לסופו, ובהדרכה העובדים לומדים לבדוק את מצב המתכלים במסך או במחשב ולהזמין לפני שהמלאי נגמר. כשההודעה מופיעה, כדאי להכין מחסנית חלופית ולהחליף רק כשההדפסה נחלשת, כי מחסניות רבות ממשיכות להפיק עמודים גם לאחר ההתראה. מחסניות חדשות כדאי לשמור באריזה הסגורה, במקום יבש ומוצל, עד לשימוש. טונר ודיו מקוריים לכל המכונות ניתן להזמין בעמודים טונר למדפסת ו-דיו למדפסות.
כתבו בוואטסאפ או השאירו פרטים, ונחזור אליכם לתיאום.
הגדרות חיסכון במדפסות ובמכונות צילום
הגדרות נכונות חוסכות נייר וטונר בכל יום עבודה. בהדרכה הטכנאי מראה איך להפוך הדפסה דו-צדדית לברירת המחדל, איך להדפיס בשחור כשאין צורך בצבע, ואיך להשתמש במצב חיסכון בטונר בטיוטות. הדפסה בשחור במדפסת צבע שומרת את הטונר הצבעוני למסמכים שבאמת צריכים אותו. הדפסה של כמה עמודים בדף אחד מתאימה לטיוטות ולמצגות פנימיות, ומצמצמת את מספר הדפים.
הטכנאי מסביר גם את הגדרות מצב השינה של המכונה, שמפחיתות את צריכת החשמל בשעות שבהן אין הדפסות. במשרד שבו כמה עובדים חולקים מכונה אחת, ניתן להגדיר גם קודי משתמש או הדפסה מאובטחת, כשהדגם תומך בכך. המסמך יוצא רק כשהעובד מקיש את הקוד ליד המכונה, וכך מסמכים רגישים אינם נשארים במגש.
לאחר ההדרכה העובד האחראי יודע להדפיס דף מצב מהמכונה, ולבדוק בו כמה עמודים הודפסו ומה מצב המתכלים.
תחזוקה בסיסית שנלמדת בהדרכה
חלק מהתקלות נפתרות בלי טכנאי, כשיודעים מה לבדוק. בהדרכה העובדים לומדים:
- להוציא דף תקוע לפי הכיוון שמסומן במכונה, בלי לקרוע אותו
- לנקות את זכוכית הסורק ואת מזין המסמכים, שלכלוך עליהם גורם לפסים בצילום
- להפעיל מחדש את המכונה ואת המחשב לפני שמדווחים על תקלה
- להוסיף נייר למגש בלי למלא אותו מעבר לסימון
- לקרוא את הודעת השגיאה ולמסור אותה לטכנאי בשיחה
חשוב לדעת גם מה אין לעשות. אין למשוך בכוח דף שנתקע באזור יחידת הקיבוע, שעשויה להיות חמה מאוד, ואין לפתוח חלקים שהיצרן לא סימן לפתיחה. במקרים כאלה עדיף לעצור ולחייג לתיאום טכנאי.
כשהבעיה חוזרת או אינה נפתרת, הגיע הזמן להזמין טכנאי. על הסימנים לכך ניתן לקרוא במאמר 7 סימנים שהמדפסת צריכה טכנאי, ובתקלה חייגו לתיאום תיקון מדפסות ומכונות צילום.
מתי כדאי לתאם הדרכה על מדפסת חדשה
הזמן המתאים להדרכה הוא מיד לאחר התקנת מדפסות במקום הלקוח, כשהמכונה כבר מחוברת ומוגדרת. ההדרכה מתאימה גם למשרד שקלט עובדים חדשים, או למשרד שהעובדים בו מנצלים רק חלק קטן מיכולות המכונה.
הדרכה חוזרת מועילה גם כשהמשרד מחליף מחשבים או עובר לתיקייה משותפת חדשה, כי שינויים כאלה משנים את דרך העבודה עם המכונה. גם משרד שחווה תקלה חוזרת בגלל טעות בהפעלה, כמו נייר שאינו מתאים או טונר שהוכנס באופן שגוי, ירוויח מהדרכה קצרה וממוקדת. את מועד ההדרכה מתאמים בטלפון, בוואטסאפ או בטופס, עם דגם המכונה ומספר המשתתפים המשוער.
שאלות על הדרכה במשרד
האם ההדרכה מתקיימת במשרד?
כן. ההדרכה מתקיימת במשרד הלקוח, על המכונה שהעובדים מפעילים, בראשון לציון והערים הסמוכות. כדאי לתאם אותה למועד שבו רוב העובדים נמצאים במשרד.
האם ניתן לקבל הדרכה על מכונה שכבר קיימת במשרד?
שלחו בוואטסאפ את הדגם או תמונה של המדבקה, והטכנאי יבדוק את ההתאמה ויתאם מועד. במכונה ותיקה ההדרכה מתמקדת בפעולות שהעובדים משתמשים בהן בפועל.
האם ההדרכה מתאימה לעובדים שאינם טכניים?
כן. ההדרכה מתמקדת בפעולות היומיומיות, בשפה פשוטה ועל המכונה עצמה, כך שכל עובד יכול לתרגל אותן. את הפעולות המרכזיות כדאי לרשום על דף ליד המכונה, כתזכורת לעובדים.
על אילו מותגים ניתנת ההדרכה?
על מדפסות ומכונות צילום של Samsung, Panasonic, Canon, Brother, HP ו-Lexmark, בטכנולוגיית לייזר ובהזרקת דיו. ההדרכה מותאמת לתפריטים של כל יצרן, שמשתנים בין דגם לדגם.
מה עושים כשעולה שאלה לאחר ההדרכה?
חייגו או שלחו הודעה בוואטסאפ. חלק מהשאלות נפתרות בשיחה, או בתמיכה מרחוק בהסכמת הלקוח. כדאי לרשום לפני השיחה את דגם המכונה ואת הודעת השגיאה, אם הופיעה.
