אומן פתרונות טכנולוגיים מתקינה מדפסות ומכונות צילום במשרד הלקוח, בראשון לציון והסביבה. הטכנאי מציב את המכונה, מחבר אותה לרשת ולמחשבים ומגדיר הדפסה, צילום וסריקה. ההתקנה מסתיימת רק לאחר בדיקה שהכול פועל מכל עמדה במשרד.
המכונה זמינה לכל המחשבים במשרד.
סריקה למייל או לתיקייה משותפת.
הדפסה, צילום וסריקה לפני הסיום.
מה כוללת התקנת מדפסת במשרד
התקנה מקצועית חוסכת לעובדים ניסוי וטעייה, ומבטיחה שהמכונה החדשה תעבוד כבר ביום הראשון. הטכנאי מגיע למשרד ומבצע את כל שלבי ההפעלה:
- הצבת המכונה במקום מתאים, עם גישה נוחה למגשים ולשקע החשמל
- הסרת חומרי האריזה והמגינים הפנימיים, והכנסת הטונר או הדיו
- חיבור לרשת המשרדית בכבל או ברשת אלחוטית
- התקנת מנהלי ההתקן במחשבים של העובדים
- הגדרת סריקה למייל או לתיקייה משותפת
- חיבור מגשי נייר נוספים ואביזרי גימור, אם נרכשו
- הדפסת ניסיון, צילום ניסיון וסריקת ניסיון
בהתקנה מוגדרים גם התאריך, השעה ושפת התפריט במכונה, וכן ברירות מחדל כמו גודל נייר והדפסה דו-צדדית, כשהמשרד מעוניין בכך. בסיום הטכנאי מוודא שכל עובד מדפיס מהמחשב שלו, ושהמכונה מופיעה ברשימת המדפסות בשם שמזהה את מיקומה, למשל מדפסת הקבלה או מדפסת הנהלת החשבונות.
ההתקנה מתאימה למדפסות לייזר, למדפסות הזרקת דיו, למכונות משולבות ולמכונות צילום לנפח גבוה, של Samsung, Panasonic, Canon, Brother, HP ו-Lexmark.
חיבור מדפסות משרדיות לרשת ולמחשבים
מדפסת שמחוברת לרשת משרתת את כל העובדים, וכך אין צורך במכונה נפרדת ליד כל שולחן. בהתקנה הטכנאי קובע למכונה כתובת רשת קבועה, כדי שהמחשבים ימשיכו למצוא אותה גם לאחר הפעלה מחדש של הנתב.
חיבור בכבל רשת יציב יותר בדרך כלל, ומתאים למכונה שעומדת דרך קבע ליד נקודת רשת. חיבור אלחוטי מתאים כשאין נקודת רשת קרובה, בתנאי שהקליטה במקום טובה ושהמכונה מחוברת לרשת של המשרד עצמו, ולא לרשת האורחים. הטכנאי בודק את המקום ובוחר בחיבור שמתאים למשרד.
לאחר מכן מותקן מנהל ההתקן המתאים בכל מחשב, וכשהמשרד צריך, מוגדרת גם הדפסה מטלפונים ומטאבלטים. כשבמשרד יש מחשבים עם מערכות הפעלה שונות, כל מחשב מקבל את מנהל ההתקן שלו. מנהל התקן נכון חשוב לאיכות ההדפסה ולמהירותה, ומונע תווים משובשים ועבודות שנתקעות בתור. בסיום החיבור הטכנאי מדפיס דף ניסיון מכל מחשב, כדי לוודא שכל העמדות מתקשרות עם המכונה.
הגדרת סריקה בהתקנת מכונת צילום
במכונה משולבת הסריקה חוסכת זמן רב, בתנאי שהיא מוגדרת נכון. הטכנאי מגדיר סריקה לכתובות המייל של העובדים או לתיקייה משותפת ברשת, וקובע ברירות מחדל כמו קובץ PDF ורזולוציה שמתאימה למסמכים.
בזמן ההתקנה ניתן גם להגדיר קיצורי דרך על מסך המכונה, למשל לתיקיית החשבונות או לתיקיית הלקוחות. כך עובד שסורק מסמכים כל יום בוחר את היעד בלחיצה, ואינו מקליד כתובת בכל פעם. לכל עובד ניתן להגדיר גם יעד אישי, כך שהסריקות שלו מגיעות ישירות לתיבת הדואר שלו. כל יעד נבדק בסריקת ניסיון לפני שהטכנאי יוצא מהמשרד.
סריקה למייל מחייבת את פרטי שרת הדואר של המשרד. כדאי לתאם מראש עם מי שמנהל את המחשוב במשרד, כדי שההגדרה תושלם כבר בביקור ההתקנה. כשסיסמת הדואר מוחלפת בהמשך, יש לעדכן אותה גם במכונה, וזו אחת הסיבות הנפוצות לסריקה שמפסיקה לפעול.
מיקום נכון בהתקנת מדפסות במשרד
מקום המכונה משפיע על הנוחות של העובדים ועל אורך חייה. מכונת צילום זקוקה למשטח יציב וישר, למרווח סביבה לאוורור ולפתיחת המגשים והדלתות, ולשקע חשמל קרוב. כדאי להציב אותה במקום שכל העובדים מגיעים אליו בקלות, אך לא במעבר צר.
מומלץ להרחיק את המכונה מקרינת שמש ישירה וממקורות חום, ולשמור את הנייר סגור במקום יבש. נייר לח הוא גורם נפוץ לחסימות ולדפים מקומטים. במשרד שמתפרס על כמה חדרים או קומות, לעיתים עדיף להציב שתי מכונות קטנות במקום מכונה גדולה אחת.
לפני ההגעה כדאי לפנות את המקום ולוודא שהשקע אינו משותף למכשירים כבדים כמו מזגן או מקרר, כדי שהמכונה תקבל אספקת חשמל יציבה. כדאי גם להשאיר ליד המכונה מקום למלאי קטן של נייר וטונר. מכונת צילום גדולה דורשת גם מעבר רחב מספיק כדי להכניס אותה לחדר, ולכן כדאי למדוד מראש את הדלתות ואת המעלית.
על סימנים נוספים לבעיה במכונה ניתן לקרוא במאמר 7 סימנים שהמדפסת צריכה טכנאי.
כתבו בוואטסאפ או השאירו פרטים, ונחזור אליכם לתיאום.
תהליך ההתקנה של מדפסת חדשה
- תיאום. לאחר הרכישה נקבע מועד, ומבררים מראש כמה מחשבים יתחברו למכונה ולאן העובדים סורקים.
- הגעה והצבה. הטכנאי מגיע למשרד, פורק את המכונה מהאריזה ומציב אותה במקום שנבחר.
- חיבור והגדרות. חיבור לרשת, התקנה במחשבים, הגדרת הסריקה וברירות המחדל.
- בדיקה והסבר. הדפסה, צילום וסריקה מכל עמדה, והסבר על הפעולות הבסיסיות, כמו החלפת טונר וטיפול בחסימת נייר.
כשההתקנה כוללת כמה מכונות, למשל מכונת צילום מרכזית ומדפסות קטנות בחדרים, הטכנאי מגדיר לכל מחשב את המדפסת שתשמש כברירת מחדל, כדי שכל הדפסה תגיע למכונה הקרובה לעובד.
משרד שמעוניין שהעובדים יכירו את כל יכולות המכונה יכול לתאם גם הדרכה על מדפסות ומכונות צילום, מיד לאחר ההתקנה או במועד אחר.
התקנת מדפסת חדשה במקום מכונה ישנה
כשמכונה חדשה מחליפה מכונה ישנה, ההתקנה כוללת גם את המעבר ביניהן. הטכנאי מסיר את המדפסת הישנה מהמחשבים, כדי שהעובדים לא ישלחו אליה הדפסות בטעות, ומעביר למכונה החדשה את הגדרות הסריקה ואת כתובות המייל ככל שניתן. כשהמכונה הישנה עדיין תקינה ומיועדת לעמדה אחרת במשרד, ניתן לחבר גם אותה מחדש.
אם עדיין לא נבחרה מכונה, השלב הראשון הוא ייעוץ בבחירת מדפסת למשרד, ובו נבדקים נפח ההדפסה, הצורך בצבע ובסריקה והתקציב.
תמיכה לאחר התקנת מדפסות במשרד
גם לאחר ההתקנה עולים במשרד צרכים חדשים. כשעובד חדש מצטרף, כשמחשב חדש צריך להתחבר למכונה או כשהנתב מוחלף, ניתן לחייג, וחלק מההגדרות מתבצעות בתמיכה מרחוק, בהסכמת הלקוח. גם עדכוני מערכת ההפעלה במחשבים משפיעים לעיתים על ההדפסה, וכשמדפסת נעלמת מהמחשבים לאחר עדכון, מדובר לעיתים קרובות בתקלת הגדרה שנפתרת מרחוק.
לאורך חיי המכונה ניתן לתאם תחזוקה שוטפת בטופס או בוואטסאפ, ולהזמין טונר למדפסת מקורי עם אחריות יצרן. כשמופיעה תקלה, הטיפול עובר לתיקון מדפסות ומכונות צילום, ובמקרה כזה חייגו לתיאום טכנאי.
שאלות על התקנת מדפסת
האם ההתקנה מתבצעת במשרד שלנו?
כן. הטכנאי מגיע למשרד הלקוח בראשון לציון, חולון, בת ים, נס ציונה, רחובות, אזור, לוד, רמלה, תל אביב ורמת גן. את מועד הביקור מתאמים מראש בטלפון או בוואטסאפ.
האם ניתן להתקין מדפסת שנרכשה במקום אחר?
חייגו ופרטו את דגם המכונה, והטכנאי יבדוק אם ניתן להתקין אותה. כדאי לשלוח בוואטסאפ את הדגם או תמונה של המדבקה כבר בשלב התיאום. מכונה שאינה חדשה כדאי לבדוק לפני ההתקנה, כדי לוודא שהיא תקינה.
מה צריך להכין לפני ההתקנה?
מקום למכונה ליד שקע חשמל ונקודת רשת, וגישה למחשבים של העובדים. כדאי גם להכין את כתובות המייל או את התיקיות שאליהן העובדים יסרקו, ולוודא שמי שמנהל את המחשוב במשרד זמין לשאלות.
האם ההתקנה כוללת הדרכה לעובדים?
בסיום ההתקנה הטכנאי מסביר את הפעולות הבסיסיות. הדרכה מקיפה על כל יכולות המכונה ניתן לתאם בנפרד. כשההדרכה מתקיימת מיד לאחר ההתקנה, העובדים לומדים על המכונה כשהיא כבר מוגדרת לפי צורכי המשרד.
כמה זמן נמשכת ההתקנה?
משך ההתקנה תלוי במספר המחשבים ובהגדרות הסריקה הנדרשות. התקנה של מדפסת אחת לכמה מחשבים פשוטה יותר מהתקנה של מכונה משולבת שמשרתת את כל המשרד, ואת המועד ואת היקף העבודה מתאמים מראש בשיחה.
