אומן פתרונות טכנולוגיים מעניקה ייעוץ מקצועי לפני רכישת מדפסת או מכונת צילום למשרד. הייעוץ בודק את נפח ההדפסה, את הצורך בצבע ובסריקה ואת התקציב לרכישה ולמתכלים, ומסתיים בהמלצה על מכונה שמתאימה לעבודה של המשרד. שלחו פרטים בוואטסאפ או חייגו לתיאום.
כמה עמודים המשרד מדפיס בחודש.
מחיר המתכלים לאורך חיי המכונה.
מכונה שמתאימה לצורך ולתקציב.
מה בודקים בייעוץ לבחירת מדפסת
בחירה נכונה מתחילה בהבנה של העבודה במשרד. מכונה גדולה מדי מייקרת את הרכישה ואת המתכלים, ומכונה קטנה מדי נשחקת מהר ומאטה את העובדים.
לפני ההמלצה בודקים את הנתונים האלה:
- כמה עמודים מדפיסים ומצלמים בחודש, ומה העומס בימים העמוסים
- כמה עובדים משתמשים במכונה, ומאילו מחשבים
- האם נדרשים הדפסה בצבע, סריקה למייל או לתיקייה ופקס
- גודלי הנייר: A4 בלבד, או גם A3
- התקציב לרכישה והתקציב החודשי לטונר או לדיו
- סוג המסמכים: טקסט, טבלאות, תמונות או מדבקות
- האם יש מסמכים רגישים שמחייבים הדפסה מאובטחת
- המקום הפנוי במשרד והחיבור לרשת
כדאי לחשוב גם על השנים הבאות. משרד שמתכנן לגייס עובדים או להרחיב את הפעילות יבחר במכונה שתעמוד גם בעומס העתידי, כדי שלא יצטרך להחליף אותה בקרוב. על סמך הבדיקה מקבלים המלצה על מדפסת או על מכונה משולבת, עם הסבר מדוע היא מתאימה למשרד.
מדפסת לייזר או הזרקת דיו למשרד
מדפסות לייזר מתאימות לרוב המשרדים שמדפיסים מסמכים בכמות. הטונר הוא אבקה יבשה שאינה מתייבשת כשהמכונה עומדת, והעלות לדף נמוכה בדרך כלל בנפחים גבוהים. מדפסות הזרקת דיו מתאימות למשרד קטן שמדפיס מעט, או למשרד שמדפיס תמונות וגרפיקה בצבע. במשרד שמדפיס בעיקר מכתבים, חשבוניות וטבלאות, מדפסת לייזר בשחור לבן היא לרוב הבחירה הכלכלית.
הבחירה תלויה גם בדפוס העבודה. במדפסת הזרקת דיו שעומדת ימים ארוכים בלי שימוש, ראש ההדפסה עלול להתייבש ולהיסתם. מדפסת לייזר צבעונית קטנה, לעומת זאת, עלולה להיות יקרה בתפעול כשמדפיסים בה צבע רב.
שיקול נוסף הוא איכות התוצאה. מדפסת לייזר מפיקה טקסט חד שאינו נמרח בקלות במגע עם מים, ומדפסת הזרקת דיו מפיקה מעברי צבע רכים יותר בתמונות. השוואה מפורטת בין שתי הטכנולוגיות ניתן לקרוא במאמר מדפסת לייזר או הזרקת דיו: מה מתאים למשרד שלכם.
עלות לדף בבחירת מדפסות משרדיות
מחיר הרכישה הוא רק חלק מהעלות. במשך חיי המכונה המשרד משלם בעיקר על טונר או דיו, ולעיתים גם על יחידת תוף ועל חלקים מתכלים נוספים. לכן הייעוץ משווה גם את העלות לדף של כל דגם.
תפוקת הטונר נמדדת לפי תקן ISO/IEC 19752 בטונר שחור ולפי תקן ISO/IEC 19798 בטונר צבעוני, וכך ניתן להשוות בין דגמים באותם תנאים. מחלקים את מחיר המתכלה במספר העמודים שהוא מפיק, ומקבלים עלות לדף שניתן להשוות בין מכונות.
חשוב לבדוק גם את מבנה המתכלים. בחלק מהמכונות התוף משולב במחסנית הטונר, ובאחרות הוא יחידה נפרדת שמוחלפת לעיתים רחוקות יותר. ההבדל משפיע על העלות לדף ועל תדירות ההחלפה.
מכונה זולה ברכישה עם מתכלים יקרים עלולה לעלות למשרד יותר לאורך זמן ממכונה יקרה יותר שהעלות לדף בה נמוכה. ההמלצה מביאה בחשבון את שני המספרים יחד, ולאחר הרכישה ניתן להזמין טונר למדפסת מקורי לאותה מכונה.
מדפסת משולבת למשרד או מכונת צילום
מכונה משולבת מדפיסה, מצלמת וסורקת, ולעיתים גם שולחת פקס, ובכך מחליפה כמה מכשירים נפרדים. היא מתאימה למשרד שסורק מסמכים למייל או לתיקייה משותפת ומעדיף עמדה אחת לכל העבודה.
משרד שמצלם ומדפיס בנפח גבוה, עם מגשי נייר גדולים, הדפסה בגודל A3 או גימור כמו הידוק בסיכות, יזדקק לרוב למכונת צילום משרדית. את הדגמים ניתן לראות בעמודים מדפסות למשרד ו-מכונות צילום למשרד.
בהשוואה בין מכונות בודקים גם את מהירות ההדפסה, את קיבולת המגשים ואת מזין המסמכים. מזין דו-צדדי סורק את שני צדי הדף בלי שהעובד יהפוך אותו, וחוסך זמן רב במשרד שסורק חוזים או חשבוניות.
כתבו בוואטסאפ או השאירו פרטים, ונחזור אליכם לתיאום.
ייעוץ בבחירת מדפסת לפי סוג המשרד
לכל משרד יש דפוס עבודה משלו, וההמלצה משתנה בהתאם:
- משרד מקצועי שסורק הרבה. משרדי עורכי דין ורואי חשבון סורקים מסמכים רבים לתיקיות לקוח, ולכן יזדקקו למכונה משולבת עם מזין מסמכים מהיר.
- משרד קטן. בעסק עם עובדים מעטים מתאימה לרוב מדפסת משולבת קומפקטית בשחור לבן, עם עלות לדף נמוכה.
- משרד שמדפיס בצבע. משרד שמפיק הצעות מחיר, מצגות או חומרי שיווק יבחר במדפסת צבע, ולעיתים במכונה שמדפיסה גם בגודל A3.
- משרד עם עומס גבוה. כשהמכונה עובדת כל היום, מכונת צילום משרדית עם מגשים גדולים תעמוד בעומס טוב יותר ממדפסת שולחנית.
- משרד עם מידע רגיש. במרפאות ובמשרדים שמטפלים במידע אישי, כדאי לבחור במכונה שתומכת בהדפסה מאובטחת עם קוד משתמש.
הדוגמאות האלה הן נקודת פתיחה בלבד, וההמלצה עצמה נקבעת לפי הבדיקה של המשרד.
שלבי הייעוץ בבחירת מדפסת חדשה
- פנייה. חייגו או שלחו בוואטסאפ פרטים על המשרד: מספר העובדים, סוג המסמכים והדגם של המכונה הקיימת, אם יש כזו.
- בדיקת הצורך. שאלות קצרות על נפח ההדפסה, הצבע, הסריקה והתקציב.
- המלצה והצעת מחיר. דגם אחד או שניים שמתאימים למשרד, עם הסבר על ההבדלים ביניהם ועל עלות המתכלים.
- רכישה והתקנה. לאחר האישור מתאמים התקנת מדפסות במקום הלקוח, ולפי הצורך גם הדרכה על מדפסות ומכונות צילום לעובדים.
כל המוצרים מקוריים, מספקים ומשווקים מורשים ועם אחריות יצרן, מהמותגים Samsung, Panasonic, Canon, Brother, HP ו-Lexmark. ההחלטה נשארת בידי הלקוח, וניתן לחזור עם שאלות נוספות לפני הרכישה.
ייעוץ למשרד שמחליף מדפסת קיימת
כשמכונה קיימת מתקלקלת לעיתים קרובות, או כשהמשרד גדל, הייעוץ מתחיל בבדיקה של המכונה הנוכחית. בודקים מה נדרש מהמכונה החדשה שהישנה אינה מספקת, למשל מהירות, סריקה, צבע או חיבור לרשת.
כדאי לבדוק גם מה נשאר במלאי של טונר ודיו למכונה הישנה, כדי לתכנן את המעבר בלי לרכוש מתכלים שלא ישמשו. לעיתים מתברר שתיקון או תחזוקה יספיקו, ואז אין צורך ברכישה. במקרה כזה ניתן לתאם תיקון מדפסות ומכונות צילום ולהמשיך לעבוד עם המכונה הקיימת.
כשמחליטים על החלפה, גם אם המכונה החדשה ממותג אחר, הטכנאי מעביר בזמן ההתקנה את ההגדרות החשובות ומסיר את המכונה הישנה מהמחשבים.
שאלות על בחירת מדפסת
מה כדאי להכין לפני הייעוץ?
כדאי לדעת בערך כמה עמודים המשרד מדפיס בחודש, כמה עובדים מדפיסים ואילו מסמכים סורקים. אם יש מכונה קיימת, שלחו בוואטסאפ את הדגם או תמונה של המדבקה.
האם ניתן לקבל הצעת מחיר בלי ביקור במשרד?
כן. שלחו בוואטסאפ, בטלפון או בטופס את פרטי הצורך, ותתקבל הצעת מחיר. באתר אין חנות ואין מחירים, ולכן כל הצעה מותאמת למשרד. כדי שההצעה תהיה מדויקת, כדאי לציין את נפח ההדפסה המשוער ואת הצורך בצבע ובסריקה.
אילו מותגים ניתן לרכוש?
Samsung, Panasonic, Canon, Brother, HP ו-Lexmark. כל המוצרים מקוריים, מספקים ומשווקים מורשים, ומגיעים עם אחריות יצרן.
האם הייעוץ מתאים גם למשרד קטן?
כן. במשרד קטן הבחירה משמעותית במיוחד, כי כל טעות בגודל המכונה מורגשת בתקציב החודשי למתכלים. לעיתים מכונה משולבת קטנה אחת מחליפה מדפסת, סורק ופקס נפרדים.
האם הייעוץ כולל גם מכונות צילום?
כן. הייעוץ מתאים למדפסות לייזר, למדפסות הזרקת דיו, למכונות משולבות ולמכונות צילום לנפח גבוה. ההמלצה עשויה לכלול גם שילוב, למשל מכונת צילום מרכזית ומדפסת קטנה לעמדה שמדפיסה מסמכים רגישים.
